Retos operativos y casos de uso en la carta porte, las principales impresiones de las industrias antes de su entrada en vigor

Con la entrada en vigor de la carta porte cada vez más cerca, ésta se ha convertido en un auténtico reto operativo para las diferentes industrias y esto no solo por la cantidad de catálogos (o el cambio constante en los mismos) que representa; sino además por que la mayoría de las empresas no contemplaban si quiera el cumplir con un documento de tales características porque culturalmente hablando en el traslado de mercancías solo bastaba con emitir un CFDI de traslado, pero sin dar a detalle el tipo de mercancías que se trasladaban, ya que hay criterios constitucionales que protegen su confidencialidad.

Hoy en día aún se respeta la confidencialidad, pero se tiene que contar con todo un detalle de información específica y para fines de prevención del contrabando, pero en mayor medida de fiscalización. Si bien se han manejado prórrogas, estas se han presentado más como una medida del SAT para que el contribuyente pueda adaptar su infraestructura y contar con los medios para cumplir con la obligación para exentar al mismo a su cumplimiento, tan es así, que el Gobierno Federal en su presupuesto de Ingresos contempla una recaudación del Sector Público Federal para el ejercicio fiscal 2022, proyectada por la SHCP, ascendente a 6 billones 172 mil 635.1 millones de pesos, dentro de los cuales la carta porte juega un papel muy importante al ser uno de los principales ejes de fiscalización por centrarse en una actividad medular de las empresas, y de la cual anteriormente no se tenía tanto un control riguroso como una fiscalización efectiva.

A continuación, enumeramos algunos de los principales retos a los que se han enfrentado las empresas en camino a estar preparados para la entrada en vigor de su obligatoriedad:

1. A nivel operativo, la carta porte ha puesto a prueba en términos de rapidez y eficacia a los contribuyentes mientras se establecen nuevos procedimientos internos y externos alrededor de sus embarques. Por ello, uno de los primeros retos alrededor de las organizaciones es garantizar una comunicación efectiva y un fluido de intercambio de información que derive en el cumplimiento optimo del requerimiento; esto ya que como la autoridad concibió la Carta Porte como un documento que funcionaria como una cadena de custodia y en donde se activa el detalle de las mercancías a trasladar por parte del propietario, la información de quien va a trasladar dichas mercancías, y la información de quien obtendrá un ingreso por dicha actividad.

Lo anterior es fundamental, ya que cada uno de los involucrados en el traslado de mercancías tienen una carrera constante contra el tiempo, misma que en caso de no cumplirse está sujeta a penalizaciones de todo tipo o hasta la cancelación de los contratos, si hablamos en cuanto a lo comercial se refiere, pero si nos vamos a las penalizaciones normativas en casos de llenado deficiente del documento o incluso el no presentarlo, podemos hablar desde la retención, decomiso de las mercancías o hasta multas de miles de pesos.

Por la falta de los mecanismos anteriormente mencionados, se deriva en todo un reto una vez que se llega a la operación. Si bien tanto intermediarios como transportistas se están tomando las nuevas regulaciones muy en serio, el no estar familiarizados ni preparados a un proceso de tales características es lo que se está convirtiendo realmente en el problema de fondo. Esto por ejemplo, podemos verlo en que sin la información necesaria para la constitución de un documento que ampare un viaje, nadie se mueve.

Por un lado, los transportistas se rehúsan a salir del punto de origen sin toda la información, lo cual es ideal para exigir cumplimiento y establecer un estándar en la industria. Por el otro lado, los intermediarios también quieren su copia del Complemento Carta Porte y esperan tenerlo antes de que el transportista salga con el embarque. En algunos casos, si el intermediario no recibe una copia, se rehúsa a procesar facturas. Algunos están abiertos a recibir el documento después de la partida del transporte. De cualquier forma, los intermediarios están muy interesados en tener su copia, y esto porque, aunque la ley no requiera que el intermediario cuente con ella, es tan simple como deducir que la requiere para todo tipo de controles internos, o para efectos de declaración y hasta de deducción de impuestos.

La mayoría de las empresas cuenta ya con todo un catálogo de mercancías, ubicaciones y detalles dentro de sus sistemas de gestión internos (ya sea TMS o ERP, por ejemplo), y esto no resulta extraño, ya que la autoridad lo que pretende hacer con este nuevo lineamiento es obligar al contribuyente a cumplir con algo que ya venia haciendo, sin embargo, al momento de trasladar dichos campos de manera correcta a un documento fiscal desde el origen es donde se encuentra el reto mayor.

Digitalizar la Carta Porte implica una ardua labor, existen alrededor de 1.2 millones de vehículos que operan casi 202 mil permisionarios de autotransportes de carga y que, de ellos, los que cuentan con la infraestructura para poder trabajar con sistemas legados, necesitan modernizar todos sus procesos de gestión interna para poder cumplir con esta aplicación.

El llenado de la Carta Porte implica completar 185 campos y 158 validaciones. Y aunque lo más natural es pensar que el contribuyente se ha valido del período de convivencia para completar la titánica labor de la modernización, muchos de ellos han estado emitiendo documentos de manera manual y con su propia información, aunque esto signifique el adaptarse posteriormente al proceso que ha de quedar de manera permanente.

4.           4.- Confidencialidad de la Información

Si bien ya mencionábamos este tema, la gran preocupación se centra cuando hay que intercambiar detalles y documentos entre embarcadores y transportistas. ya que muchos de estos datos son sensibles y confidenciales, los cuales se pactan con los clientes incluso a nivel contrato. Por eso es crucial saber qué información es sensible y cuál es totalmente necesaria para la operación. Algunas empresas logísticas, por ejemplo, argumentan que no pueden compartir peso, número de unidades, o el UID hasta que el camión haya sido completamente cargado. Eso significa que se espera que los transportistas carguen al mismo tiempo que los documentos comerciales se imprimen. En ese sentido la autoridad ya dio un criterio definido y claro, por lo que de manera oficial esta es la información que se considera confidencial en el Complemento Carta Porte:

Los puntos anteriormente mencionados son tan solo unos cuantos de los principales que hemos detectado desde que se publicara la entrada en vigor del requerimiento, su obligatoriedad y las diferentes prorrogas que se han venido manejando hasta la que contempla su entrada en vigor el 31 de diciembre del presente año, pero en este ejercicio generalizado es importante tomar en cuenta que cada empresa e industria tiene sus propios modelos operativos, por ende, el requerimiento de la Carta Porte aplica de manera diferente a cada uno.

Por ello, el pensar en una plantilla de Complemento Carta Porte estandarizada es por demás inverosímil, ya que, aunque la autoridad se ha pronunciado de una manera general en lo que a la solicitud de información para integrar el documento se requiere, su estructura de fondo puede variar tanto en campos como catálogos, nodos y sub-nodos de una empresa a otra, lo cual hace más retador automatizar o modernizar los procesos.

Buzón E, empresa pionera en soluciones para documentos electrónicos y líder en su industria, le reitera su compromiso de ser aliados estratégicos en el cumplimiento de las disposiciones de la autoridad.

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