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BE Travel Tecnologías para autoservicio de gestión de viajes

Tecnologías para autoservicio de gestión de viajes

La gestión contable en los viajes corporativos ha representado un problema para las empresas. Ya que el departamento de Contabilidad debe invertir en promedio un 40% del tiempo en procesar la información, gracias a las estrategias de transformación digital de los últimos años, se han logrado optimizar los procesos de gestión de gastos de viaje mediante el uso de plataformas, de hecho, el 78% de los viajeros corporativos prefieren usar las tecnologías de autoservicio para gestionar sus viajes.

¿Cómo puede Buzón E volverse su aliado?

Nuestra solución BE Travel le ayudará a administrar y gestionar sus gastos de viaje de forma fácil, rápida y móvil. Usted podrá automatizar el proceso de comprobación, validación y autorización de los gastos de viaje.

Beneficios
  • Simplificación de la comprobación de gastos de viaje
  • Estandarización y mayor automatización del flujo de gastos de viaje
  • Reducción de errores manuales costosos
  • Capacidad de generar información financiera más exacta mediante una mayor visibilidad
  • Mayor eficiencia y reducción de costos en áreas de control (Contabilidad, CxP)
  • Consulta y administración centralizada
  • Acceso 24/7 (WEB)

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¿Cómo se manejan fiscalmente los viáticos y gastos de viaje?

¿Cómo se manejan fiscalmente los viáticos y gastos de viaje?

Antes de empezar a definir la manera de tratar los viáticos y gastos de viaje en una empresa, es necesario distinguir entre estos dos. Los viáticos, es el dinero que recibe el empleado antes de realizar su viaje, es decir un presupuesto asignado.

En cambio, los gastos de viaje, simplemente son los gastos que realiza el empleado durante el mismo. Debido a que es muy fácil perder el control de este tipo de gastos, se requiere llevar un control interno especial para asegurar el manejo adecuado no sólo del dinero, sino de los requisitos fiscales para su deducción.

Hablando fiscalmente, ambos conceptos se tratan igual, el hacer la distinción es meramente un control interno que te conviene tener en cuenta. Entonces…


¿Cuáles son los requisitos para su deducción?

Según lo marca la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) en su artículo 28, los viáticos o gastos son deducibles siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

Destino: Deben destinarse a hospedaje, alimentación, transporte, el uso o goce temporal de automóviles así como al pago de kilometraje de la persona beneficiaria del viático (siempre y cuando se efectúe fuera de un radio de 50 km circundantes al establecimiento del contribuyente).

Relación laboral: Las personas beneficiarias del viático deberán tene una relación de trabajo con el contribuyente como personal subordinado, es decir, ser empleado.

Documentación comprobatoria: Se deberán respaldar todos los gastos con un comprobante fiscal siempre y cuando estos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente con sus equivalentes en el extranjero.

Límites: Además de reunir los requisitos anteriores, estos gastos no pueden exceder de las cifras que a continuación se indican:


Si hablamos de que el total o parte de los viáticos correspondan a seminarios o convenciones, llevados a cabo en territorio nacional o extranjero, es preciso que en el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria correspondiente se  desglose el importe correspondiente a tales erogaciones.

Por ejemplo: Si el costo de una convención que incluye el pase al evento, la alimentación y hospedaje, es de $3,000 MXN, el comprobante fiscal debe precisar la contribución de cada rubro anteriormente mencionado para totalizar dicha cantidad. De no realizarse esta aclaración, el monto de dicha cuota solo será deducible hasta por una cantidad de $750.


Exención para los trabajadores


En lo estipulado en el Artículo 93, fracción XVII, de la Ley del ISE señala que la persona física subordinada goza de una exención del ISR por los viáticos recibidos, siempre y cuando estos sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe lo anterior con los comprobantes fiscales correspondientes.

 
Obligación y entrega de constancia de viáticos.


Ya que para este 2018 no existe una constancia de viáticos como tal, los patrones están obligados en todo caso a proporcionar un CFDI de nómina que sirva como comprobante, recuerda que debe incluir las erogaciones por viáticos entregados al trabajador.

De acuerdo con el artículo 99, fracción VI de la Ley del ISR, es obligación del patrón proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, una constancia (CFDI de nómina) y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por lo que se aplica la exención prevista en el Artículo 93, fracción XVII , de la Ley del ISE.

El patrón que no haya incluido los viáticos en los CFDI de nómina correspondientes deberá expedir, antes de finalizar el ejercicio, un CFDI de nómina por cada uno de los meses en que se pagaron estos conceptos, procurando que queden timbrados dentro del ejercicio.


NO DEBERÁS:

Emitir un CFDI de nómina que englobe por ejemplo todos los viáticos de un año, ya que por disposición deben emitirse en tiempo y forma de manera mensual.

Emitir un CFDI con complemento de retenciones y pagos, ya que no existe ninguna clave para salarios o viáticos.

En Buzón E encontrarás la manera perfecta de controlar los gastos de viaje y viáticos de tus empleados a través de nuestra solución Be Travel, pregunta por ella.

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Fuente: http://www.fiscalia.com/publicaciones/11202



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Recomendaciones para la elaboración de la Conciliación Contable-Fiscal

Recomendaciones para la elaboración de la Conciliación Contable-Fiscal

Una conciliación fiscal no es solamente un requisito para la declaración anual de los contribuyentes, sirve a su vez para determinar y comprobar el resultado fiscal del contribuyente.

¿Qué tomar en cuenta?

La conciliación contable-fiscal parte del resultado contable de una entidad y al mismo habrá que restarle o sumarle, según sea el caso, las partidas que tienen efectos fiscales y contables sobre dicho monto para llegar a un resultado fiscal (utilidad o pérdida). Para ello deberemos determinar, por ejemplo, conceptos como la deducción de inversiones, ajuste inflacionario, utilidad en venta de activo fijo, etc. tratándose de partidas fiscales y, para el caso de las partidas propias de la contabilidad encontraremos depreciaciones, gastos no deducibles, etc.

La suma o resta de estos conceptos, se contempla en un formato dentro de la declaración anual, el cual deberá ser llenado como parte de todo el procedimiento en la determinación del resultado fiscal del contribuyente. Es por esto que deben conocerse aquellos conceptos que pueden tomarse como ingresos y deducciones para efectos contables o fiscales:




Es conveniente determinar el saldo de estas partidas antes de iniciar el llenado de la declaración anual, con la finalidad de agilizar su elaboración, siempre considerando que la persona moral de que se trate no necesariamente tendrá todas las cuentas que anteriormente se señalan, pues dependiendo de las operaciones de cada contribuyente, será el tipo de partidas que puedan llegar a tener.


La lógica matemática de la realización de conciliación contable-fiscal es la siguiente:

Recordemos que la utilidad contable y la fiscal son generalmente diferentes debido a los efectos se suma y resta de las diferentes partidas que intervienen en su determinación.


¿Hay una diferencia entre los ingresos contables no fiscales y los ingresos fiscales no contables?


La realidad es que sí hay una diferencia, ya que puede variar la definición de una utilidad dependiendo por ejemplo del momento en el que se realice, si tiene algún tipo de acumulación o exención, o puede ser simplemente por caracterización, es decir, un concepto que fiscalmente se considera como ingreso puede no aplicar para fines contables.


Hablemos de deducciones contables no fiscales  y deducciones fiscales no contables.

Así como en el caso de los ingresos encontraremos diferencias entre el total contable y el fiscal, para el caso de las deducciones sucede lo mismo. Las partidas contables que se consideran deducción son generalmente la mayor parte de los gastos que tiene la empresa sin discriminar el tipo de gasto, mientras que para efectos fiscales, para que una partida sea deducible debe estar considerada en el Artículo 25 de la LISR, así como reunir los requisitos de deducción que señalen las disposiciones fiscales.

Otra diferencia entre las deducciones contables y fiscales puede ser la actualización inflacionaria, o el monto de las depreciaciones, pues no siempre se utilizan los mismos métodos de depreciación para fines contables que para fines fiscales.

Recuerda que tener a la mano una herramienta que te permita visualizar de manera más práctica todas estas deducciones, facilitará por mucho el proceso de tu declaración, también es necesario identificar los conceptos involucrados en la realización de la conciliación contable-fiscal, y comprender el efecto que cada partida tiene, así podrás determinar con precisión el resultado fiscal de la empresa y evitar contratiempos en la declaración anual.

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Manejo de viáticos y gastos de viaje.

Manejo de viáticos y gastos de viaje.

Para que el empleador pueda deducir los viáticos y gastos de viaje de sus empleados deberán cumplir con lo siguiente:



Los gastos correspondientes a viajes efectuados, en el país o en el extranjero, destinados al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático, siempre que se apliquen fuera de un radio de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.


Además de esto, todos los gastos o viáticos deberán estar relacionados con la labor del  trabajador y comprobarse puntualmente.

Estos gastos deberán estar amparados por un CFDI si se efectúan en territorio nacional o en caso de ser gastos hechos en el extranjero, el trabajador deberá contar con la documentación comprobatoria correspondiente

¿En qué momento los viáticos son considerados ingresos exentos o gravados para el trabajador?

Serán considerados ingresos exentos  siempre que sean efectivamente comprobados con los CFDI o comprobantes correspondientes. (art. 93, fracc. XVII).

Las percepciones gravadas, serán todas aquellas que no comprueben su erogación o que siendo comprobables no reúnan los requisitos fiscales, de igual manera si estos gastos no superan el 20 % de viáticos y no tuvieran la documentación comprobatoria prevista en el artículo 152 del RLISR.

También podrán considerarse gravadas cuando no se consideren como gasto no deducible por el patrón. 

Este importe no comprobado no podrá exceder de 15,000 pesos en el año, además de reunir los requisitos de deducibilidad previstos en el artículo 28, fracción V de la LISR para viáticos. Esta facilidad no aplica para gastos de hospedaje y pasajes de avión.

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Fuente:

https://idconline.mx/fiscal-contable/2017/08/09/que-implica-el-manejo-de-viaticos
https://coem.mx/tratamiento-fiscal-viaticos/

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