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¿Te has preguntado cuál es el flujo que siguen los documentos dentro de tu empresa?

¿Te has preguntado cuál es el flujo que siguen los documentos dentro de tu empresa?

Generalmente, los documentos se archivan de maneras rústicas y convencionales y no permiten el correcto manejo de la información, es por eso que hoy nos dimos a la tarea de abrir el panorama hacia la gestión documental y la importancia dentro del flujo de trabajo.

La gestión documental supone almacenamiento, pero también recuperación, custodia de documentos importantes, seguridad, distribución y workflow, es decir, el flujo entre personas, esto es: puede que un mismo documento deba pasar por más de dos o tres personas hasta llegar a su punto final y la correcta gestión te ayudará a agilizar el flujo de trabajo así como la manera en que la información se mueve dentro de tu empresa.

No importa si es en formato digital o en papel, muchas veces dejamos la gestión documental en manos del azar, en las estanterías de los armarios o en miles de correos. Sin embargo, cuando necesitemos un documento será muy difícil dar con él de nuevo.

Por ejemplo, una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan. ¿Cómo llevar un control?

El almacenamiento, registro y control de documentos se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias.

Es por esto que la necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de un creciente número de compañías y por ello, las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano. Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas particularidades esenciales:

  1. Debe permitir/facilitar la digitalización de documentos. Este es el primer paso antes de empezar siquiera a pensar en implementar un sistema documental en la actualidad, este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema.
  2. Localización central. La información se mueve a través de múltiples canales dentro de la empresa, debido a esto la información queda desestructurada y repartida entre los distintos sistemas de una compañía. Un sistema de gestión documental reúne toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. Será entonces trabajo de la empresa decidir qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados.Mejorar el flujo de trabajo. Un sistema de gestión documental puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos. Este sistema proporciona una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía y así es posible dar seguimiento a tareas incompletas y automatizar tareas repetitivas que podrían ahorrar tiempo a la organización.
  3. Seguridad. Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los sistemas de gestión documental solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel y por consiguiente la recuperación de datos en caso de desastre.
  4. Compartir documentos. Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios para la relación que mantienen. Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de un documento.
  5. Colaboración documental. Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Una excelente herramienta para que los empleados puedan acceder en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario.
  6. Control de versiones. A través de un historial de versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla.
  7. Elegir un sistema de gestión documental. La oferta es realmente amplia, aún más si hablamos de la infinidad de soluciones y modelos dependiendo de los diferentes sistemas en el mercado y el sector al que se dirigen.

Para ayudar a las empresas en esta ardua labor, Buzón E® ha creado #BEProcess, la solución que unifica la automatización de procesos y la tecnología que permite a los líderes financieros operar sus áreas de manera eficiente y efectiva, incrementar su productividad y ahorrar en costos. Atendiendo los retos actuales del área financiera de las empresas, permitiéndoles visualizar un amplio panorama para la buena toma de decisiones alineadas a la estrategia de finanzas y a la estrategia general de la empresa.

Si te interesa conocer más acerca de esta solución, regístrate aquí o escríbenos a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., recuerda que en Buzón E® nos preocupamos por mantenerte informado y brindarte información de interés, inscríbete al newsletter y recibe más información como esta.



Fuentes:
https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad/
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-documental
https://www.emprendepyme.net/como-mejorar-la-gestion-documental.html
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-documental

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