¿Cómo se manejan fiscalmente los viáticos y gastos de viaje?

¿Cómo se manejan fiscalmente los viáticos y gastos de viaje?

Antes de empezar a definir la manera de tratar los viáticos y gastos de viaje en una empresa, es necesario distinguir entre estos dos. Los viáticos, es el dinero que recibe el empleado antes de realizar su viaje, es decir un presupuesto asignado.

En cambio, los gastos de viaje, simplemente son los gastos que realiza el empleado durante el mismo. Debido a que es muy fácil perder el control de este tipo de gastos, se requiere llevar un control interno especial para asegurar el manejo adecuado no sólo del dinero, sino de los requisitos fiscales para su deducción.

Hablando fiscalmente, ambos conceptos se tratan igual, el hacer la distinción es meramente un control interno que te conviene tener en cuenta. Entonces…


¿Cuáles son los requisitos para su deducción?

Según lo marca la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) en su artículo 28, los viáticos o gastos son deducibles siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

Destino: Deben destinarse a hospedaje, alimentación, transporte, el uso o goce temporal de automóviles así como al pago de kilometraje de la persona beneficiaria del viático (siempre y cuando se efectúe fuera de un radio de 50 km circundantes al establecimiento del contribuyente).

Relación laboral: Las personas beneficiarias del viático deberán tene una relación de trabajo con el contribuyente como personal subordinado, es decir, ser empleado.

Documentación comprobatoria: Se deberán respaldar todos los gastos con un comprobante fiscal siempre y cuando estos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente con sus equivalentes en el extranjero.

Límites: Además de reunir los requisitos anteriores, estos gastos no pueden exceder de las cifras que a continuación se indican:

Tabla Viticos
Si hablamos de que el total o parte de los viáticos correspondan a seminarios o convenciones, llevados a cabo en territorio nacional o extranjero, es preciso que en el comprobante fiscal o la documentación comprobatoria correspondiente se  desglose el importe correspondiente a tales erogaciones.

Por ejemplo: Si el costo de una convención que incluye el pase al evento, la alimentación y hospedaje, es de $3,000 MXN, el comprobante fiscal debe precisar la contribución de cada rubro anteriormente mencionado para totalizar dicha cantidad. De no realizarse esta aclaración, el monto de dicha cuota solo será deducible hasta por una cantidad de $750.


Exención para los trabajadores


En lo estipulado en el Artículo 93, fracción XVII, de la Ley del ISE señala que la persona física subordinada goza de una exención del ISR por los viáticos recibidos, siempre y cuando estos sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe lo anterior con los comprobantes fiscales correspondientes.

 
Obligación y entrega de constancia de viáticos.


Ya que para este 2018 no existe una constancia de viáticos como tal, los patrones están obligados en todo caso a proporcionar un CFDI de nómina que sirva como comprobante, recuerda que debe incluir las erogaciones por viáticos entregados al trabajador.

De acuerdo con el artículo 99, fracción VI de la Ley del ISR, es obligación del patrón proporcionar a más tardar el 15 de febrero de cada año, a las personas a quienes les hubieran prestado servicios personales subordinados, una constancia (CFDI de nómina) y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos pagados en el año de calendario de que se trate, por lo que se aplica la exención prevista en el Artículo 93, fracción XVII , de la Ley del ISE.

El patrón que no haya incluido los viáticos en los CFDI de nómina correspondientes deberá expedir, antes de finalizar el ejercicio, un CFDI de nómina por cada uno de los meses en que se pagaron estos conceptos, procurando que queden timbrados dentro del ejercicio.


NO DEBERÁS:

Emitir un CFDI de nómina que englobe por ejemplo todos los viáticos de un año, ya que por disposición deben emitirse en tiempo y forma de manera mensual.

Emitir un CFDI con complemento de retenciones y pagos, ya que no existe ninguna clave para salarios o viáticos.

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Fuente: http://www.fiscalia.com/publicaciones/11202





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